途中までは読んでいましたがメモはとっていなかったので、最初から読みなおしました。2時間ちょっとでマインドマップを作成できましたが、ブログにまとめるのにもう1日かかってしまいました。
箇条書きは情報処理の負荷を減らす
会社の上司や営業にとっても顧客など、非常に忙しく時間がない、あるいはそれほど関心を持っていない読み手、聞き手に対して、その人の情報処理の負荷を減らしてにメッセージを伝えることができるというメリットがあります。特に履歴書(もちろんCVもですね)などでは、伝わるかどうかによってその人の人生を変える可能性もあります。近頃は人工知能など情報量が爆発的に増えていますから、その気になれば情報はいくらでも入手できますが、人間の情報処理能力には限界があるので、短い時間でさくっと読めて心を動かし、その人に行動を促すような箇条書きスキルはこれからますます重要になっていくと言えます。
箇条書きにおける技術的要素として大きく3つの項目が挙げられていました。
覚えておきたい点
静(自動詞)と動(他動詞)の使い分け
特に自動詞(例:落ちる)を使うと『誰が』という主語が消滅してしまうため、誰が何をした、ということを確実に伝えるには他動詞(例:落とす)を使う必要があります。箇条書きで体言止めもよく使われますが、同じような理由で曖昧になってしまいます。箇条書きはテキストを削っている分誤解を生まないように注意が必要ということです。
直列か並列か
構造化においてつながりのあるものを並べる際に、時間の流れがあるかどうかに着目し、時間の流れがあれば直列に、そうでなければ並列に整理するということです。これも構造化におけるグルーピングのコツですね。
相手に合わせる
相手に刺さる箇条書きとするため、読み手にあわせて柔軟に対応する。例えば相手が忙しかったりせっかちだったりする場合はずばり結論から入るのが好まれるが、これも相手と場合によります。『もれなく、ダブりなく』のMECEも、相手にとってのMECEとは何かを考える。例えばCVなら、その翻訳会社、特許事務所の求人募集やホームページなどでよく研究し、取引先などの情報からどの専門分野、どんな人材を求めているかを推測してCVを書くなど。
NGワードを避ける
当たり前のことは書かない。NGワードを避ける。『見直す』『推進する』『徹底する』などなど、どれも社内の報告文書でよく使う言葉ばかり(笑)。せめて具体策とともに書くように心がけます。
この他、パラグラフライティングを使うと長文が無理なく書けるというのは激しく同意。このブログでも長文記事は、Xmindで項目出しをしてから肉付けしながら書いたものです。
公約?が一部果たせてホッとしています(笑)もう1冊はボリュームがありそうなので1日は無理かもしれません。